Regelverk for opprettelse, sammensetning og endring av Styret i Pathshala:
- Styret kan sitte i maks 2 år. Det kan forlenges hvis ingen nytt styret blir dannet i generalforsamlingen (Foreldremøtet) for den kommende perioden. Det bør velges varamedlemmer til styret, slik at de får mulighet til å delta i styrets arbeid og få nødvendig opplæring og erfaring. Dette vil bidra til kontinuitet og gjøre overgangen til et nytt styre enklere. Hvis alle styremedlemmer er byttet ut, da må noen av det gamle styret gi opplæring og overføring av nødvendig informasjon til det nye styret.
- De som har vært medlemmer i Pathshala eller har hatt direkte tilknytning (for eksempel frivillige lærere) med Pathshala i 3 år , kan sitte i Styret. Aktive FAU-medlemmer og faste lærere bør vurderes som aktuelle kandidater til styreverv, på bakgrunn av deres engasjement og kjennskap til Pathshalas virksomhet.
- Nytt styret kan velges i foreldremøte i begynnelsen av vår-semesteret (dvs. før det gamle styret er ferdig med sitt 2. år) slik at de kan ta over etter sommerferien.
- Antall styremedlemmer kan være 3-5 eller flere.
- Styret skal så langt som mulig ha en balansert representasjon av både hindi- og punjabi språkgrupper, samt en god kjønnsbalanse.
- Styremedlemmer må ivareta hva som står her https://pathshala.no/bli-medlem/
- Pathshala skal til enhver tid tilby undervisning i hindi og punjabi. Språktilbudet av hindi og punjabi skal være en fast og prioritert del av organisasjonens virksomhet og kan ikke fjernes uten et formelt vedtak fra organisasjonens ansvarlige organ. Styret har det overordnede ansvaret for å sikre at undervisningstilbudet i både hindi og punjabi opprettholdes.
- Hvis noen styremedlem slutter før deres periode er over så kan Styret fortsette, med forbehold om at det er minst 3 stk i styret og at de klarer å utføre oppgavene. Hvis de ikke klarer å utføre oppgavene så kan de velge et nytt styremedlem. Eller de kan evt. kalles inn til ekstra-ordinær møte for å velge nytt styremedlem.
- Styret kan ta beslutninger som gjelder kun daglig drift av Pathshala. Daglig drift vil si:
- Ordne lærere
- Faglig utvikling av elever
- Lage pensum
- Kjøpe bøker
- Kommunikasjon (Internt og eksternt)
- Legge frem budsjett for kommende skoleåret og presentere regnskap for året som er gått i foreldremøter
- Holde foreldremøter, lærermøter, FAUmøter, juleavslutning, sommeravslutning osv og innkjøp relatert til avslutninger o.l.
- Regnskap
- Forslag på store endringer eller liggende må komme i general forsamling (Foreldremøte).
- Et sittende styret kan bruke maks et beløp (et budsjett) som er bestemt på foreldremøte/generalforsamling. Dette for å garantere at et nytt styret får midler til å styre neste periode. Ved evt. kriser kan styret kalle inn til ekstra ordinær møte.
- Endringer i medlemsavgift o.l. kan foreslås i generalforsamling. Ved enkeltsaker der familier har dårlig råd og trenger ekstra rabatt, kan styret ta avgjørelser selv.
Overlevering av dokumenter, eiendeler og informasjon ved styreskifte :
- Disse elementene/funksjoner må overføres fra gammel til nytt Styret:
- Epost konto
- Bankkonto eierskap ( Tidligere administrator på konto kan lage ny administrator og brukere som nytt styret foreslår og da ny administrator kan slette gammel administrator og brukere. Alt disse kan gjøres via nettbanken og da slipper vi å oppmøte personlig på banken)
Nytt bankkort kan bestilles av ny administrator.
- Ekstra Priser for overføring av kontoeierskap kan sjekkes med banken *
- Info på brreg.no (Styreleder sin privat adresse kan oppgis som forretningsadresse)
- Pathshalas Mobil
- Andre kontakter/Informasjon
- Alle nøkler (Skap, postboks)
- Ansvar for 2 PC’er, Skriver, 1 stor høyttaler, 1 små høyttaler
- Gamle dokumenter (referater/eposter osv.) skal ikke slettes fra disken før overlevering. De kan evt. zippes hvis de tar stor plass.
- Godkjent regelverk, for eksempel slik som dette dokumentet, kan kun endres i en generalforsamling.
Styrets hovedoppgaver i Pathshala
- Ivareta Pathshalas formål
- Sørge for at organisasjonen arbeider i tråd med formålet og verdiene.
- Sikre at språk, kultur, teater og integrering står sentralt i virksomheten.
- Sikre undervisning i hindi og punjabi
- Sørge for at Pathshala har et kontinuerlig undervisningstilbud i begge språk.
- Rekruttere og følge opp lærere.
- Ha en plan for vikarer og undervisning ved fravær.
- Følge opp kvaliteten på undervisningen.
- Planlegge og følge opp aktiviteter
- Vedta årsplan for undervisning, teater, kulturaktiviteter og arrangementer.
- Sørge for at aktivitetene gjennomføres som planlagt.
- Evaluere aktivitetene og gjøre nødvendige forbedringer.
- Økonomisk ansvar
- Lage og vedta budsjett.
- Følge opp inntekter og utgifter.
- Søke om relevante tilskudd og støtteordninger.
- Sørge for at organisasjonens midler brukes på en forsvarlig måte.
- Ansvar for lærere og frivillige
- Rekruttere lærere, instruktører og andre frivillige.
- Lage tydelige roller og ansvarsområder.
- Legge til rette for et godt samarbeid mellom styret, lærere, FAU og frivillige.
- Barnas og ungdommenes trygghet
- Sørge for at Pathshala har et trygt og inkluderende miljø.
- Ha klare regler mot mobbing, diskriminering og trakassering.
- Sørge for at nødvendige rutiner for arbeid med barn og unge er på plass.
- Samarbeid med foreldre og FAU
- Legge til rette for god dialog med foreldre.
- Samarbeide med FAU om aktiviteter og utvikling av Pathshala.
- Ta imot forslag og tilbakemeldinger fra foreldre og deltakere.
- Samarbeid med andre
- Utvikle samarbeid med relevante skoler, organisasjoner, kulturmiljøer og offentlige instanser.
- Arbeide for at Pathshala blir en positiv møteplass mellom norsk og indisk kultur.
- Organisasjonens utvikling
- Lage langsiktige mål for Pathshala.
- Vurdere behov for nye aktiviteter og tilbud.
- Sørge for at organisasjonen har gode rutiner for kontinuitet dersom styremedlemmer, lærere eller frivillige slutter.
- Åpenhet og rapportering
- Informere medlemmer og foreldre om viktige beslutninger.
- Legge frem årsrapport og økonomisk oversikt.
- Dokumentere styrets beslutninger gjennom referater.
Eksempler på Styrets daglig drift i Pathshala :
- Undervisning
- Sette opp timeplan for hindi og punjabi.
- Fordele elever i grupper.
- Følge opp lærere og vikarer.
- Sørge for undervisningsmateriell.
- Registrere fremmøte.
- Informere foreldre om endringer i undervisningen.
- Teater og kulturaktiviteter
- Planlegge øvelser og aktiviteter.
- Organisere sang, dans og teater.
- Koordinere opptredener og arrangementer.
- Sørge for nødvendig utstyr og lokaler.
- Lokaler
- Bestille og administrere bruk av lokaler.
- Sørge for at lokalene er klare før undervisning.
- Følge opp rydding og avslutning etter aktivitetene.
- Melde fra om eventuelle problemer med lokalene.
- Kontakt med foreldre og elever
- Besvare praktiske spørsmål.
- Sende ut informasjon.
- Følge opp fravær (elever) og praktiske forhold.
- Ta imot forslag og tilbakemeldinger.
- Frivillige og lærere
- Lage arbeidsplaner.
- Koordinere hvem som gjør hva.
- Følge opp fravær (lærere).
- Organisere vikarer ved behov.
- Sørge for at nye frivillige får nødvendig informasjon.
- Administrasjon
- Holde oversikt over medlemmer og deltakere.
- Følge opp påmeldinger.
- Organisere møter.
- Skrive og arkivere referater og dokumenter.
- Følge opp søknader, frister og praktiske avtaler.
- Økonomiske daglig oppgaver
- Registrere utgifter og inntekter.
- Ta vare på kvitteringer.
- Følge opp betalinger.
- Gjøre innkjøp innenfor godkjent budsjett.